PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-PROCUREMENT DI PT. PLN (PERSERO)

PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-PROCUREMENT DI PT. PLN (PERSERO)

 

Oleh :

Dyah Prawitasari (114263230)

PROGRAM STUDI DIII ADMINISTRASI NEGARA

JURUSAN PMP-KN

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2013

BAB I

PENDAHULUAN

 

  1. A.    Latar Belakang

Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance (GCG) atau dikenal dengan tata kelola Perusahaan yang baik dalam aspek bisnis dan pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan, PT. PLN menyusun tatakelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan pelaksanaan pengelolaan perusahaan. Dukungan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kapabilitas perusahaan dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi. Aspek kunci dari prinsip GCG meliputi adil, responsibilitas, transparansi, independensi, akuntabilitas, keselarasan dan kewajaran serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dengan Panduan Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN (IT Governanve), seluruh BUMN diminta untuk melaksanakan GCG pada setiap aspek bisnis dan juga pengelolaan perusahaan pada semua jajarannya.

Hal ini dapat mencerminkan dengan sangat baik suatu proses pengambilan keputusan juga leadership dalam penyelenggaran tata kelola Teknologi Informasi.

E-Procurement PT. PLN (e-Proc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait dengan Informasi Stok Material PT. PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun 2003 menetapkan agar PT. PLN mengoptimalkan e-Procurement berbasis Sitem Informasi Manajemen (SIM) yang sudah dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan tercapainya inventoru PT. PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PT. PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari.

Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi e-Procurement mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PT. PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi e-Procurement dapat teratasi dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan e-Procurement sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PT. PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat fleksibel.

 

  1. B.     Masalah
    1. Bagaimana penerapan e-procurement di PT. PLN?
    2. Apa hasil yang dicapai oleh PT. PLN dengan menerapkan e-procurement?
  1. C.    Tujuan
    1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan aplikasi e-procurement di PT. PLN
    2. Untuk mendeskripsikan bagaimana penerapan aplikasi e-procurement di PT. PLN
    3. Untuk mengetahui pencapaian yang diraih oleh PT. PLN dalam menerapkan aplikasi e-procurement

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

 

  1. A.    Deskripsi E-Procurement

e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi Informasi ini dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi.

Proses Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan e-procurement secara signifikan akan meningkatkan kinerja, efektifitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan, selain itu biaya operasional dapat dikurangi secara signifikan karena tidak diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik dan proses administrasi yang memakan waktu dan biaya.

Ruang lingkup e-Procurement PT. PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain : Cataloging Information System, Supply Chain Management (SCM) System, Portal e-Procurement PT. PLN. Pada kebutuhan Cataloging Information merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll); sharing informasi dari persediaan, bursa, harga satuan, HPS, daftar pemasok; menyusun daftar rencana pengadaan material. Pada kebutuhan SCM System merupakan perwujudan dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PT. PLN, pengadaan barang/jasa melalui e-bidding dan e-auction. Sedangkan sarana portal e-Procurement merupakan usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui portal e-Procurement, dan menjadi pusat penyedia informasi.

Dalam Pengelolaan sistem e-procurement di Instansi Pemerintah berdasarkan pada :

  1. Instruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government di Indonesia
  2. Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo. Keppres No 61 Tahun 2004, Perpres No 32 Tahun 2005, Perpres No 70 Tahun 2005, Perpres No 8 Tahun 2006, Perpres No 79 Tahun 2006, Perpres No 85 Tahun 2006, Perpres No 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
  3. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
  4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Kebutuhan Sistem E-Procurement

Dalam hal pengguna, sistem ini memerlukan adanya 4 jenis pengguna, yaitu :

  1. Administrator Sistem
  2. Panitia Lelang
  3. Peserta Lelang
  4. User

Dengan peran dan fungsi masing-masing jenis pengguna sebagai berikut:

  1. 1.         Administrator Sistem

Adminsitrator Sistem adalah peran yang tertinggi dalam struktur user di website e-procurement. Administrator juga bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas e-procurement. Baik aktivitas perangkat utama seperti input pengumuman, penentuan panitia lelang, status anggota/member website, maupun aktivitas pendukung seperti input berita/informasi, status perusahaan hitam dan sebagainya. Administrator juga mempunyai hak dalam meng-input, meng-edit, menghapus, serta melihat detail dari seluruh aktivitas di web site e-procurement.

  1. 2.      Panitia Lelang

Panitia lelang adalah peran yang mempunyai fungsi tertinggi dalam pelaksanaan kegitan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang sedang diikuti. Panitia lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan e-procurement seperti input dan edit pengumuman lelang, upload dokumen, download dokumen penawaran, evaluasi dokumen, penentuan pemenang dan sebagainya. Panitia lelang juga dapat mengakses data-data peserta lelang, selama data-data tersebut berkaitan dengan kegiatan pelelangan yang sedang diikuti. Tetapi fungsi ini hanya sebatas pada melihat saja, tanpa melakukan fungsi input, edit, dan delete, serta aktivitas lain yang dapat berpengaruh terhadap perubahan data-data perusahaan.

  1. 3.         Peserta Lelang

Peserta lelang adalah peran yang mempunyai fungsi dalam mengikuti kegitan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang sedang diikuti. Peserta lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan e-procurement melihat detail pengumuman, pengambilan dokumen lelang dokumen, pengiriman pesan sanggahan dan sebagainya. Peserta lelang juga dapat mengakses area publik sebagai fasilitas tambahan untuk mendukung informasi pelaksanaan e-procurement.

  1. 4.      User

User adalah peran yang memiliki tingkatan paling rendah dalam mengakses e-procurement, user hanya dapat mengakses informasi publik dan aktivitas pendukung dari kegiatan e-procurement seperti pengumuman lelang, dan pengumuman pemenang lelang, dan informasi-informasi yang dapat dikonsumsi oleh publik tanpa melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Secara sederhana hak akses pengguna sistem e-procurement dapat digambarkan dalam gambar berikut ini.

 3.2 gambar ilustrasi wilayah akses sistem e-procurement

Gambar 2.1 Ilustrasi Wilayah Akses Sistem E-Procurement

Perangkat Sistem E-Procurement

  1. a.         Perangkat Utama Sistem E-Procurement

Perangkat utama sistem e-procurement adalah perangkat sistem yang menggambarkan aktivitas utama dalam kegiatan pelelangan. Aktivitas ini diadopsi dari kegiatan pelelangan secara manual sesuai dengan peraturan yang berlaku. Seperti pendaftaran peserta lelang, pengambilan dokumen lelang, pemasukan dokumen penawaran, dan sebagainya. Berikut ini adalah aktivitas yang menjadi perangkat utama dalam sistem e-procurement.

  1. 1.       Pengumuman Lelang atau Pengumuman Pra Kualifikasi

Proses pencarian informasi pengumuman pelelangan suatu proyek pekerjaan dilakukan tanpa harus login terlebih dahulu. Karena pengumuman pelelangan merupakan informasi yang dapat diakses oleh publik tanpa ada batasan status. Secara jelas dapat dijelaskan dalam flowchart berikut ini :

 3.3 gambar aktifitas pengumuman lelang

Gambar 2.2 Aktifitas Pengumuman Lelang

 

  1. 2.        Pendaftaran Peserta Lelang atau Pendaftaran Pra Kualifikasi

Penyedia jasa dapat melakukan pendaftaran untuk melakukan proses lelang. Namun sebelum melakukan proses lelang, perusahaan penyedia jasa harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan dalam sistem atau sudah terdaftar menjadi member dari sistem e-procurement. Hal ini dilakukan agar perusahaan yang hendak mendaftar merupakan perusahaan yang sah secara hukum, serta untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan selama proses pelelangan.

 3.4 gambar aktifitas pendaftaran lelang

Gambar 2.3  Aktifitas Pendaftaran Lelang

 

  1. 3.        Pengambilan Dokumen Pra Kualifikasi

Secara manual pengambilan dokumen lelang dilakukan ketika perusahaan melakukan proses pendaftaran lelang, namun karena proses validasi dari data-data perusahaan yang mendaftar tidak bisa dilakukan dalam satu waktu seperti yang terjadi jika pelelangan dilakukan secara manual. Maka pengambilan dokumen baru dapat dilakukan setelah panitia sah terdaftar sebagai peserta pra kualifikasi. Berikut ini merupakan ilustrasi proses pengambilan dokumen prakualifikasi.

 3.5 gambar aktifitas pengambilan dokumen prakualifikasi

Gambar 2.4 Aktifitas Pengambilan Dokumen Prakualifikasi

 

  1. 4.        Pemasukan Dokumen Pra Kualifikasi

Peserta lelang yang telah terdaftar dan telah melakukan proses pengambilan dokumen prakulifikasi kemudian melakukan pengisian data-data sesuai dengan petunjuk yang tercantum dalam dokumen prakualifikasi. Proses ini dilakukan secara manual artinya diluar si stem e-procurement. Dokumen prakualifikasi yang telah lengkap diisi oleh perusahaan peserta lelang kemudian dikirimkan ke panitia lelang dengan melakukan upload dokumen prakulifikasi pada halaman yang telah tersedia pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

 3.6 gambar aktifitas pemasukan dokumen prakualifikasi

Gambar 2.5 Aktifitas Pemasukan Dokumen Prakualifikasi

 

  1. 5.        Evaluasi Pra Kualifikasi

Dokumen prakualifikasi yang telah masuk kemudian di-download oleh panitia lelang untuk kemudian dilakukan proses evaluasi dokumen prakualifikasi secara manual dengan melakukan pengecekan kelengkapan dokumen prakualifikasi diluar sistem e-procurement. Hasil evaluasi kemudian di-input kedalam formulir evaluasi dokumen prakualifikasi yang telah tesedia pada sistem e-procurement untuk kemudian ditentukan lolos tidaknya perusahaan peserta lelang dalam mengikuti tahapan lelang selanjutnya.

 3.7 gambar aktifitas evaluasi prakualifikasi

Gambar 2.6 Aktifitas Evaluasi Prakualifikasi

 

  1. 6.      Pengumuman Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi

Peserta lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen prakualifikasi yang terdapat pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat diilustrasikan dalam flowchart Gambar 2.6 di atas.

 

  1. 7.        Masa Sanggah Hasil Evauasi Prakualifikasi

Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi prakualifikasi yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan sanggahan dengan mengisi formulir isi pesan sanggahan yang ditujukan kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada halaman pengumuman sanggahan evaluasi prakulifikasi. Pesan sanggahan yang telah terkirim kemudian dapat dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form pesan jawabana atas sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika ada perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap dokumen prakualifikasi untuk kemudian ditentukan peserta lelang yang lolos tahap pra kualifikasi.

 3.8 gambar aktifitas masa sanggah prakualifikasi

Gambar 2.7 Aktifitas Masa Sanggah Prakualifikasi

 

  1. 8.        Penetapan Peserta Lolos Tahap PraKualifikasi dan Undangan Peserta Lelang

Peserta yang lolos tahap prakualifikasi akan memperoleh undangan berupa pengumuman dari panitia maupun surat yang dikirimkan melalui media internet (e-mail).

3.9 gambar aktifitas pembuatan undangan peserta lelang

Gambar 2.8 Aktifitas Pembuatan Undangan Peserta Lelang

 

  1. 9.        Pengambilan Dokumen Lelang

Perusahaan peserta lelang (perusahaan yang mendapat undangan dari panitia) dapat mengambil dokumen lelang dengan men-download dokumen lelang

  1. 10.    Aanwizing

Proses aanwizing untuk proyek pengadaan jasa konstruksi masih dilakukan secara manual dengan mengadakan tatap muka secara langsung. Proses ini belum bisa dilakukan secara on-line karena banyak hal-hal yang belum bisa dilakukan secara on-line seperti peninjauan lokasi proyek, penjelasan detail tentang spesifikasi/ metode kerja, maupun hal-hal lain yang belum dilakukan secara on-line. Namun, sistem e-procurement ini dapat menampilkan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan Aanwizing seperti berita acara dan rekaman seluruh pelaksanaan kegiatan aanwiziang.

  1. 11.    Pemasukan Dokumen Penawaran

Dokumen lelang yang telah dilengkapi oleh perusahaan peserta lelang kemudian dikirim ke panitia lelang dengan melakukan upload dokumen lelang pada halaman yang telah tersedia pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

3.10 gambar aktifitas upload dan download dokumen lelang

Gambar 2.9 Aktifitas Download dan Upload Dokumen Lelang

  1. 12.           Pembukaan Dokumen Penawaran

Tahap selanjutnya adalah panitia melakukan pembukaan penawaran baik berupa dokumen kelengkapan administrasi dan teknis maupun dokumen lain yang sesuai dengan ketentuan dokumen lelang. Pembukaan ini dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati oleh panitia lelang. Dan waktu pembukaan sudah secara tersistem dapat secara otomatis pada sistem e-procurement.

3.11 gambar aktifitas upload dan download dokumen penawaran

Gambar 2.10 Aktifitas Download dan Upload Dokumen Penawaran

  1. 13.    Evaluasi Dokumen Penawaran / Peringkat Teknis

Dokumen yang telah masuk kemudian dievaluasi baik dari kelengkapan administrasi, evaluasi nilai teknis, maupun evaluasi penawaran. Hasil evaluasi ini kemudia di-input kedalam halaman evaluasi yang telah tersedia pada sistem e- procurement. Sehingga peserta lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen penawaran pada halaman yang telah disediakan.

 3.12 gambar aktifitas evaluasi nilai teknis

Gambar 2.11 Aktifitas Evaluasi Nilai Teknis

  1. 14.    Masa Sanggah Hasil Evauasi Peringkat Teknis

Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi peringkat teknis yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan sanggahan dengan mengisi form isi pesan sanggahan yang ditujukan kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada halaman pengumuman sanggahan evaluasi peringkat teknis. Pesan sanggahan yang telah terkirim kemudian dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form jawaban sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika ada perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap dokumen teknis.

 3.13 gambar aktifitas masa sanggah pasca evaluasi peringkat teknis

Gambar 2.12 Aktifitas Masa Sanggah Pasca Evaluasi Peringkat Teknis

  1. 15.    Evaluasi Nilai Penawaran

Panitia lelang kemudian melakukan evaluasi terhadap nilai penawaran yang diajukan oleh peserta lelang. Panitia dan peserta dapat melihat hasil evaluasi Nilai Penawaran.

 3.14 gambar aktifitas evaluasi nilai penawaran

Gambar 2.13 Aktifitas Evaluasi Nilai Penawaran

  1. 16.    Evaluasi Peringkat Pemenang Lelang

Dari hasil evaluasi teknis dan harga penawaran, panitia dapat memutuskan peringkat pemenang. Penentuan pemenang diputuskan secara manual melalui rapat panitia lelang untuk kemudian dapat ditentukan peringkat pemenag. Hasil penetapan pemenang kemudain diiput pada halaman evaluasi penetapn pemenang lelang. Peringkat pertama akan ditetapkan sebagai pemenang, sedangkan peringkat kedua akan menjadi pemenang cadangan. Panitia juga kemudian menentukan jadwal masa sanggah penetapan pemenang pada form yang telah ditentukan.

 3.15 gambar aktifitas evaluasi peringkat pemenang

Gambar 2.14 Aktifitas Evaluasi Peringkat Pemenang

  1. 17.    Sanggahan Penetapan Pemenang Lelang

Dari hasil pengumuman hasil penetapan pemenang, peserta dapat mengajukan sanggahan atas hasil penetapan pemenang dengan mengirimkan pesan sanggahan kepada pantita lelang. Panitia kemudian memberikan jawaban atas sanggahan dari peserta lelang dengan mengirimkan pesan kepada peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat daftar pesan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan penetapan pemenang.

3.16 gambar aktifitas masa sanggah penetapan pemenang lelang

Gambar 2.15 Aktifitas Masa Sangga hPenetapan Pemenang Lelang

 

  1. 18.    Pengumuman Pemenang Lelang

Jika ada perubahan penetapan pemenang lelang pada masa sanggah, maka panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap penetapan pemenang. Namun, jika tidak ada maka peserta yang medapatkan peringkat pertama secara otomatis akan menjadi pemenang lelang.

 3.17 gambar aktifitas pengumuman pemenang lelang

Gambar 2.16 Aktifitas Pengumuman Pemenang Lelang

 

  1. 19.    Penunjukkan Pemenang Lelang

Pemenang lelang akan mendapatkan surat penunjukkan pemenang lelang yang akan diumumkan kepada publik, maupun surat yang dikirim melalui e-mail. Surat penunjukkan ini sebagai bukti bahwa perusahaan pemenang lelang dapat melakukan kontrak kerjasama dengan pemilik / owner proyek.

 3.18 gambar aktifitas penunjukan pemenang lelang

Gambar 2.17 Aktifitas Penunjukan Pemenang Lelang

  1. b.        Perangkat Pendukung Sistem E-procurement

Untuk mendukung sistem e-procurement disediakan fasilitas-fasilitas yang dapat mendukung pelaksanaan sistem e-procurement. Fasilitas ini tidak diatur dalam peraturan pelelangan, namun dengan fasilitas ini pengguna sistem baik peserta maupun panitia lelang dapat memperoleh informasi tambahan yang dapat menjadikan pelaksanaan e-procurement dapat berjalan dengan baik.

  1. 1.        Berita / Informasi

Berita digunakan sebagai fasilitas bagi pengguna website baik oleh administrator, panitia lelang, peserta lelang, ataupun user publik. Berita sangat penting untuk mensosialisasikan informasi baik berupa peraturan-peraturan, maupun permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem e- procurement.

  1. 2.        Pencarian Pengumuman Lelang

Pencarian pengumuman merupakan fasilitas bagi pengguna sitem e- procurement untuk mempermudah dalam pencarian proyek pelelangan. Fasilitas ini akan sangat membantu ketika pelelangan yang dilakukan pada sistem e- procurement cukup banyak sehingga pengguna website dapat mudah mencari pengumuman sesuai dengan kriteria atau kategori yang diinginkan.

  1. 3.        Registrasi Perusahaan

Perusahaan yang hendak mengikuti proses pelelangan melalui sistem e- procurement harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan terlebih dahulu. Hal ini dilakukan karena proses pelelangan e-procurement dilakukan pada area perusahaan, bukan area publik. Fasilitas ini juga digunakan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dan mengganggu proses pelelangan e-procurement.

 3.10 gambar aktifitas registrasi perusahaan

Gambar 2.18 Aktifitas Registrasi Perusahaan

  1. 4.        E-mail

E-mail digunakan sebagai sarana komunikasi antar pengguna sistem e- procurement. Dengan adanya e-mail ini, proses komunikasi dan transfer informasi tidak harus dilakukan dengan proses tatap muka.

  1. 5.        Bantuan

Bantuan dipergunakan bagi pengguna sistem e-procurement terutama user publik dan peserta lelang, apabila ingin mendapatkan petunjuk / mekanisme dalam melakukan pelelangan secara on-line melalui e-procurement. Bantuan berupa flowchart yang menggambarkan tentang proses pelelangan pada sistem e- procurement.

  1. 6.        Lupa dan Ganti Password

Fasilitas lupa dan ganti password digunakan apabila pengguna sistem e- procurement lupa atau ingin mengganti password. Password merupakan variabel yang sangat penting terutama dalam mengakses setiap kegiatan e-procurement. Password juga merupakan alat keamanan yang harus dijaga secara hati-hati oleh pengguna sistem e-procurement baik oleh peserta lelang, panitia lelang, terutama administrator sistem yang merupakan pengguna sistem e-procurement yang paling tinggi dan memegang kendali terhadap seluruh data website.

  1. 7.        Profil Perusahaan

Profil perusahaan adalah fasilitas yang digunakan sebagai identitas terhadap data-data perusahaan. Profil perusahaan juga sangat berguna bagi pelaksanaan pelelangan terutama bagi panitia yang hendak mengetahui data-data tentang perusahaan, baik itu track record, sertifikasi, klasifikasi, kualifikasi, serta data-data perusahaan lainnya. Perusahaan peserta lelang dapat melakukan proses editing terhadap data-data perusahaan jika terjadi kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas perusahaan.

  1. 8.        Profil Panitia

Profil panitia ditujukan agar pengguna sistem e-procurement dapat mengetahui profil sturktur panitia lelang. Perusahaan peserta lelang dapat melakukan proses editing terhadap data-data panitia jika terjadi kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas panitia lelang.

  1. 9.        Blacklist Perusahaan

Blacklist perusahaan disediakan sebagai sarana untuk mensosialisasikan perusahaan hitam kepada pengguna sistem e-procurement. Sehingga perusahaan hitam tidak dapat mengikuti proses pelelangan selama jangka waktu blacklist masih berlangsung.

 

  1. B.     Peran SIM dalam E-Procurement

Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen Lelang dalam aplikasi e-Procurement berperan sebagai alat dan dasar dari sistem pengolahan data (database) yang menjadikannya sebuah informasi Pengadaan Barang/Jasa.

Tujuan dari e-Procurement antara lain:

  1. 5.         untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna
  2. 6.          untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan tersebut
  3. 7.         untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor
  4. 8.         untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber pasokan yang dapat diandalkan
  5. 9.         untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek pengadaan yang efisien
  6. 10.     untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan
  7. 11.     untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya
  8. 12.     untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis
  9. 13.     mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi.

Manfaat dari e-Procurement antara lain:

  1. mendapatkan harga pembelian barang yang terkontrol
  2. mempercepat waktu proses pengadaan
  3. proses pengadaan akan lebih transparan
  4. mereduksi biaya pengadaan barang/jasa
  5. menghemat sampai dengan 50% anggaran
  6. memperlancar komunikasi buyer – supplier
  7. pelayanan yang baik kepada supplier.

Keunggulan e-Procurement antara lain:

  1. tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet
  2. proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka;
  3. proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh seluruh stakeholder. Proses akan berlangsung secara :
    a. efisien;
    b. efektif;
    c. terbuka dan bersaing;
    d. transparan;
    e. adil/tidak diskriminatif;
    f. akuntabel
  4. akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat
  5. mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Selama tahun 2005-2008, e-Procurement mencatat saving sebesar 4,56% terhadap realisasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yakni Rp.249,40 Milyar dan pengehematan sebesar Rp.1,6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap Total RAB. Sedangkan total pengadaan yang telah direalisasikan melalui e-Proc selama 4 tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071 pengadaan atau 66,1%. Jumlah realisasi pengadaan yang dilakukan melalui e-Proc terhadap rencana pengadaan cenderung meningkat dari tahun 2005 hingga tahun 2008 dengan rata-rata pertumbuhan realisasi pengadaan sebesar 63.91% setiap tahunnya. Sedangkan pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2008 terjadi penpenurunan pertumbuhan sebesar 5,89%. Sedangkan pada tahun 2008, e-Proc berhasil mencatat saving sebesar Rp.90,80 Milyar atau sebesar 4.91% berdasarkan Perolehan HPS terhadap Realisasi HPS dan sebesar Rp.457,9 Milyar atau sebesar 8,06% terhadap Realisasi RAB.

Penekanan terhadap HPS tersebut dapat diraih dengan pelaksanaan e-Auction pada pengadaan melalui pelelangan umum, seleksi umum, dan lainnya. e-Auction adalah teknik penyampaian penawaran harga melalui e-Procurement PT. PLN dimana harga yang sudah disampaikan tersebut dikompetisikan di antara CPBJ selama selang waktu tawar menawar yang ditentukan. Aplikasi e-Procurement PT. PLN merupakan representasi dari Kepres 080 tahun 2003 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sehingga implementasi e-Procurement nanti dapat dijadikan acuan (benchmark) bagi Instansi Pemerintah atau BUMN lainnya.

“e-PROCUREMEN PT.PT. PLN (PERSERO) adalah salah satu program yang sangat membantu PT. PLN, untuk mendukung implementasi GCG dalam mewujudkan transparansi, control, keadilan (fairness), penghematan biaya dan mempercepat
proses pengadaan, juga mencegah korupsi dan pada gilirannya meningkatkan Citra Perusahaan”


Fahmi Mochtar

DIRUT PT. PLN (Persero

 

BAB III

PENUTUP

 

  1. A.    Kesimpulan
    1. e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi Informasi ini dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi.
    2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen Lelang dalam aplikasi e-Procurement berperan sebagai alat dan dasar dari sistem pengolahan data (database) yang menjadikannya sebuah informasi Pengadaan Barang/Jasa.
  1. B.     Rekomendasi untuk aplikasi e-Procurement
    1. Aplikasi e-Procurement sebagai aplikasi sitem informasi manajemen lelang yaitu aplikasi e-Goverment yaitu pengadaan secara elektonik, dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi. Aplikasi sangat diperlukan dalam kegiatan pengadaan barang/jasa agar proses tersebut lebih transparan, dan adil untuk semua pihak. Aplikasi ini juga dapat menghemat biaya operasional pengadaan. Untuk itu aplikasi e-Procurement sangat disarankan kepada lembaga-lembaga pemerintah yang melaksanakan kegiatan pengadaan barag/jasa, agar proses Pengadaan Barang/Jasa dapat lebih transparan, adil, efektif, efisien.
    2. Disarankan kepada lembaga-lembaga pemerintah utuk menggunakan aplikasi Pengadaan Barang/Jasa secara elekronik (e-Procurement).
About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s